Mikor elég a számlázó program, és mikor kevés már?

Mikor elég a számlázó program, és mikor kell már adatellenőrzés, jóváhagyás és dokumentumkezelés is a számlázás mellé?

Egy számlázó program sokáig tökéletesen elég lehet arra, hogy gyorsan és szabályosan kiállítsd a számlákat. De eljön az a pont, amikor a számlázás már nem önálló feladat, hanem egy nagyobb üzleti folyamat része: adatokat kell ellenőrizni, mellékleteket kezelni, jóváhagyásokat kérni, és a számlákat továbbítani a belső rendszerekbe. Ilyenkor már nem az a kérdés, hogy a számlázó program működik-e, hanem az, hogy a működésed mennyire marad átlátható, gyors és hibamentes.

Ha egyre több a kézi utánkövetés, a hiányzó melléklet, az e-mailben elvesző számla vagy az utólag tisztázandó eltérés, akkor valószínűleg kinőtted azt a szintet, ahol a számlázás még csak számlakiállítás. Ebben a cikkben megmutatom, milyen üzleti jelekből látszik, hogy a számlázás már dokumentumfeldolgozási, jóváhagyási és adatellenőrzési feladattá vált, és mikor érdemes a számlázó program mellé automatizált folyamatot építeni.

Mikor elég még a számlázó program?

A számlázó program akkor elég, ha a számlázási folyamatod egyszerű, kevés szereplős, és a számlák döntő többsége ugyanazon a logikán megy át. Ez tipikusan azt jelenti, hogy kevés a kivétel, kevés a melléklet, és a számla kiállítása után nincs szükség több körös belső egyeztetésre.

Akkor valószínűleg még elég egy jól beállított számlázó program, ha:

• a számlák adatai többnyire automatikusan, hibamentesen rendelkezésre állnak;
• nincs szükség előzetes vagy utólagos jóváhagyásra;
• a számlákhoz ritkán kell szerződés, teljesítésigazolás, megrendelés vagy egyéb melléklet;
• a pénzügy nem egyeztet külön minden egyes tételt más osztályokkal;
• a számlák továbbítása a könyvelés, a kontrolling vagy a vezetés felé egyszerű és ritkán problémás.

Ilyen helyzetben a számlázó program valóban a megfelelő eszköz. Nem kell túlbonyolítani azt, ami még jól működik. A gond ott kezdődik, amikor a számlázás már nem egyetlen osztály feladata, hanem több csapat együttműködését igényli.

Az első jelek, hogy a számlázás már több mint számlakiállítás

A legtöbb cég nem egyik napról a másikra nő ki a számlázó program szintjéről. Inkább apró, ismétlődő jelek mutatják, hogy a folyamat kezd szétcsúszni. Ezeket sokáig lehet „kézzel még megoldjuk” alapon kezelni, de idővel a kézi működés lesz a szűk keresztmetszet.

1. Többször kell ellenőrizni ugyanazt az adatot

Ha egy számlán szereplő összeget, partneradatot, teljesítési időszakot vagy megrendelésszámot rendszeresen vissza kell nézni, az azt jelzi, hogy az adat nem elég megbízható forrásból érkezik. A számlázó program ilyenkor már csak a végpont, de az adatminőség problémája korábban keletkezik.

Ez különösen akkor látszik, ha a pénzügynek minden héten ugyanazokat a kérdéseket kell feltennie:

• „Ez a melléklet biztosan a megfelelő számlához tartozik?”
• „Ki hagyta jóvá ezt a tételt?”
• „A megrendelés és a teljesítés egyezik?”
• „Miért más az összeg, mint amit az ajánlatban láttunk?”

Ha ezek a kérdések rendszeresen előkerülnek, a számlázás már adatellenőrzési feladat is.

2. A számlák mellé egyre több dokumentum tartozik

A számlázó program önmagában a számla kiállítására épül. De a valós üzleti működésben gyakran nem elég maga a számla. Kellhet mellé:

• megrendelés,
• szerződés,
• teljesítésigazolás,
• szállítólevél,
• teljesítési jegyzőkönyv,
• jóváhagyott ajánlat,
• belső engedélyezési dokumentum.

Amint ezek száma nő, a számla már dokumentumcsomag része lesz. Ilyenkor a probléma nem az, hogy ki lehet-e állítani a számlát, hanem az, hogy a kapcsolódó iratok együtt maradnak-e, visszakereshetők-e, és a megfelelő sorrendben jutnak-e el a jóváhagyókhoz.

Erről részletesebben is érdemes gondolkodni, mert sok cég már a dokumentummegosztásnál is eléri azt a pontot, ahol a portálra terelés segít. Erről hasznos háttéranyag a dokumentummegosztás portálra terelésének logikája és a központi dokumentum-összefűzés bevezetése.

3. A jóváhagyás már nem fér bele e-mailben

Amíg egy számla egyetlen vezető vagy egyetlen osztály jóváhagyását igényli, addig az e-mailes folyamat még működhet. De ha több szereplő véleménye kell, vagy ha a jóváhagyás feltétele adatellenőrzéshez, melléklet-ellenőrzéshez vagy kivételkezeléshez kötött, akkor az e-mail már lassít.

A kézi jóváhagyás problémái általában ezek:

• nem látszik, kinél akadt el a folyamat;
• nehéz visszakeresni, ki mikor mit hagyott jóvá;
• a csatolmányok külön e-mailben keringenek;
• a vezetőknek külön után kell járniuk, hol tart az ügy;
• a jóváhagyás szöveges, de nem strukturált.

Ilyenkor már nem egyszerűen számlázásról van szó, hanem jóváhagyási folyamatról. Aki ezt felismeri, sok későbbi adminisztrációt spórol meg magának. Ehhez kapcsolódik a digitális aláírás bevezetése céges jóváhagyásokhoz és a központi jóváhagyási rendszer bevezetése témája is.

Mikor válik a számlázás dokumentumfeldolgozási feladattá?

A számlázás akkor válik dokumentumfeldolgozási feladattá, amikor a számla köré információs és ellenőrzési réteg épül. Vagyis nem csak létre kell hozni a számlát, hanem be kell gyűjteni, értelmezni, ellenőrizni, összekapcsolni és továbbítani a hozzá tartozó dokumentumokat és adatokat.

Ez tipikusan az alábbi helyzetekben történik meg.

Több forrásból jönnek az adatok

Ha a számlázáshoz szükséges adatok különböző rendszerekből érkeznek, a számlázó program már nem látja a teljes képet. Az egyik rendszerben ott a rendelés, a másikban a teljesítés, a harmadikban a partneradat, a negyedikben a jóváhagyás.

Ilyenkor az a kérdés, hogyan lesz ezekből egy egységes, ellenőrzött számlázási folyamat. Ha ezt kézzel rakjátok össze, az idővel hibás adatrögzítéshez és késői számlakiállításhoz vezethet. A több forrásból érkező adatok központi rendszerbe kötése és a kézi adategyeztetés csökkentése több rendszer között pontosan ezt a problémát kezeli.

A számla mellé ellenőrzési lépések tartoznak

Sok cégnél a számla csak akkor mehet tovább, ha valaki ellenőrzi:

• a teljesítést,
• az összeget,
• a szerződéses feltételeket,
• a teljesítési időszakot,
• a mellékletek meglétét.

Ez már nem egyszerű számlázás, hanem dokumentumalapú ellenőrzés. Ha ezt a számlázó programon kívül, manuálisan végzik, akkor a folyamat könnyen elakad. A dokumentumfeldolgozás automatizálása és a hibás adat rögzítés csökkentése dokumentumfeldolgozással jó kiindulópont lehet.

A számla belső folyamatba kerül

Sok szervezetnél a számla nem a végpont, hanem egy belső ügyintézési lánc része. Például a számlát előbb ellenőrizni kell, aztán jóváhagyatni, majd továbbítani a könyvelésnek, végül archiválni.

Ha a számla útja nem szabályozott, akkor könnyen előfordul, hogy valaki elfelejti továbbítani, valaki rossz verziót küld, vagy a dokumentum nincs ott, ahol keresni kellene. Ez már a dokumentumfeldolgozás és a munkafolyamat-automatizálás határterülete. A számlák, szállítólevelek és megrendelések automatizált feldolgozása és a bejövő kérésekből automatikus teendőlista ehhez ad jó szemléletet.

A kézi utánkövetés mikor válik problémává?

A kézi utánkövetés eleinte ártalmatlannak tűnik. Egy kolléga ránéz az e-mailre, felhív valakit, megkeresi a hiányzó dokumentumot, és a számla mehet tovább. De ha ez napi szinten ismétlődik, akkor már nem kivételkezelésről, hanem rejtett működési költségről beszélünk.

Figyelmeztető jelek a mindennapokban

Az alábbi helyzetek azt mutatják, hogy a kézi utánkövetés már túl sok energiát visz el:

1. Ugyanazokat az e-maileket kell újra és újra küldeni.
2. A számla státusza nem látszik egy helyen.
3. A vezetőknek külön kell rákérdezniük, hol tart az ügy.
4. A pénzügynek listákat kell vezetnie arról, mi hiányzik.
5. A mellékletek külön mappákban, külön neveken, külön helyeken vannak.

Ha ezek közül több is ismerős, akkor a számlázó program már nem elég a folyamat irányítására. Ilyenkor a probléma nem a számla létrehozása, hanem a számlához kapcsolódó információk kezelése.

A kézi utánkövetés sokszor azért veszélyes, mert láthatatlanul terheli a szervezetet. Egy-egy ügy még belefér, de havi szinten már órák, sőt napok mennek el olyan munkára, ami automatizálható lenne. A beszerzési késedelmek automatizált utánkövetése és a késedelmes feladatok automatikus emlékeztetőkkel logikája itt is jól alkalmazható.

Mi történik, ha a mellékletek kezelése nincs rendben?

A mellékletek kezelése sok cégnél alábecsült probléma. Pedig a számla önmagában gyakran nem elég a belső és külső megfeleléshez. Ha a kapcsolódó dokumentumok nincsenek rendben, abból nemcsak adminisztrációs, hanem üzleti kockázat is lesz.

Tipikus hibák mellékletkezelésnél

• hiányzik a szerződés vagy a megrendelés;
• rossz verziójú dokumentum kerül a számlához;
• a teljesítésigazolás nincs aláírva;
• a melléklet e-mailben jön, de később nem található;
• a számla és a dokumentumok nem ugyanabban a rendszerben vannak.

Ezek a hibák idővel visszautasított számlákhoz, késedelmes kifizetésekhez és belső vitákhoz vezethetnek. Egy számlázó program ezt önmagában nem oldja meg, mert nem dokumentumkezelő rendszernek készült.

Ilyenkor a cégeknek általában központi dokumentumkezelésre, egységes elnevezésre, strukturált jóváhagyásra és visszakereshető folyamatra van szükségük. Ha a bejövő számlák vagy kapcsolódó iratok sokféle formában érkeznek, a bejövő dokumentumok feldolgozásának gyorsítása is sokat segíthet.

Mikor kell a számlákat továbbítani a belső folyamatokba?

A számlázás gyakran csak az egyik lépés. A számla továbbléphet a könyvelésbe, a kontrollingba, a jóváhagyási láncba, a teljesítés-ellenőrzésbe vagy akár egy ügyfélportálra is. Ha ez a továbbítás kézzel történik, akkor a folyamat könnyen szétesik.

Akkor kell automatizált továbbítás, ha:

• több osztály érintett a számla feldolgozásában;
• a számla státuszát több szereplőnek kell látnia;
• a dokumentumoknak meghatározott sorrendben kell haladniuk;
• eltérés esetén automatikus kivételkezelésre van szükség;
• a számlához kapcsolódó adatok más rendszerbe is átkerülnek.

Ez már tipikusan workflow-automatizálási feladat. Nem arról van szó, hogy a számlázó program rossz lenne, hanem arról, hogy a működésed összetettebb lett annál, amit önmagában kezelni tud.

A jóváhagyási elakadások gyorsítása értesítésekkel és a központi hibakezelő rendszer bevezetése hasznos szemléletet ad arra, hogyan lehet a kivételeket is kontroll alatt tartani.

Milyen üzleti következményei vannak, ha túl sokáig maradsz a kézi működésnél?

A kézi működés nem csak lassabb. Drágább is, bizonytalanabb is, és nehezebben skálázható. A számlázó program ilyenkor már csak az egyik eszköz a sok közül, de nem oldja meg a folyamat széttöredezettségét.

A leggyakoribb következmények

• Később mennek ki a számlák, ezért később is fizetnek.
• Nő a hibák száma, mert több a kézi adatmozgatás.
• Több a belső egyeztetés, ami elviszi a szakértői időt.
• Nehezebb az auditálhatóság, mert a döntések szétszórtan jelennek meg.
• A vezetés nem kap valós képet, mert a státuszok nem egy rendszerben látszanak.

Ha a cégben gyakran hangzik el az, hogy „majd megkeressük e-mailben”, „nézd meg a mappában”, vagy „kérdezd meg a másik osztályt”, akkor a folyamatod már túl sok kézi lépést tartalmaz. Ez pontosan az a pont, ahol a kézi adminisztráció csökkentése automatizációval és a manuális adminisztráció valódi költségének kiszámítása segíthet tisztábban látni.

Hogyan néz ki a jó megoldás a gyakorlatban?

A jó megoldás nem feltétlenül az, hogy mindent lecserélsz. Sokkal inkább az, hogy a számlázó program mellé olyan digitális folyamatot építesz, amely kezeli az adatellenőrzést, a mellékleteket, a jóváhagyást és a továbbítást.

Egy jól felépített folyamatban általában ez történik:

1. A számlához szükséges adatok automatikusan vagy strukturált módon érkeznek be.
2. A rendszer ellenőrzi a kötelező mezőket és a mellékletek meglétét.
3. Ha valami hiányzik vagy eltér, kivételkezelés indul.
4. A számla a megfelelő jóváhagyóhoz kerül.
5. A jóváhagyás után a dokumentum továbbmegy a következő belső lépésre.
6. Minden döntés és státusz visszakereshető marad.

Ez már nem egyszerű számlázás, hanem dokumentumfeldolgozásra és workflow-automatizálásra épülő működés. A codemesh pontosan az ilyen folyamatok egyszerűsítésében segít: amikor a számlázó program még megvan, de már kevés, mert a köré épülő adminisztráció túl sok kézi munkát kér.

Ha szeretnél erről bővebben olvasni, a számlák, szállítólevelek és megrendelések automatikus feldolgozása és a belső admin döntések visszakereshetősége is jó kapcsolódó olvasmány.

Gyors önellenőrzés: neked már kevés a számlázó program?

Ha az alábbi állítások közül több igaz rád, akkor a számlázó program valószínűleg már nem elég önmagában:

• a számlák mellé gyakran kell mellékletet keresni;
• több ember jóváhagyása szükséges;
• a pénzügy sokat egyeztet e-mailben vagy telefonon;
• a számlák státusza nem látszik egy helyen;
• a számlák továbbítása kézzel történik;
• a hibák többsége nem a számlázásnál, hanem az adatátadásnál keletkezik;
• a vezetők rendszeresen kérdeznek rá, hol tart egy-egy számla;
• a dokumentumok visszakeresése időigényes.

Ha ezek közül három-négy már ismerős, akkor valószínűleg nem a számlázó programod a fő probléma, hanem az, hogy a számlázás köré épült folyamat már összetettebb, mint amit kézi működéssel érdemes kezelni.

Összegzés: a számlázó program jó eszköz, de nem mindenre elég

A számlázó program addig jó választás, amíg a feladat tényleg csak a számlakiállításról szól. De amikor a számlázás adatellenőrzést, mellékletkezelést, jóváhagyást és belső továbbítást is igényel, akkor a folyamat már dokumentumfeldolgozási és workflow-kérdéssé válik.

A legfontosabb jelzések: sok a kézi utánkövetés, gyakori a hiányzó melléklet, nehézkes a jóváhagyás, és a számlák továbbítása több rendszer és több szereplő között történik. Ilyenkor a cél nem az, hogy még több e-mailt küldjetek, hanem az, hogy a folyamat átláthatóbb, gyorsabb és visszakereshetőbb legyen.

Ha felismerted ezeket a jeleket a cégedben, érdemes szakértő segítséget kérni. A codemesh csapata pontosan ilyen helyzetekben segít: megmutatjuk, hogyan lehet a számlázás körüli adminisztrációt egyszerűsíteni, a dokumentumokat rendezettebben kezelni, és a belső jóváhagyásokat automatizálni. Ha nem tudod, melyik fejlesztéssel érdemes elsőként foglalkozni, a Digitalizációs felmérés rövid kérdéssorának kitöltésével pár perc alatt személyre szabott képet kaphatsz arról, hol érdemes kezdened. Beszéljünk arról, hogyan tudnánk a ti működéseteket is egyszerűsíteni.